Согласно действующему законодательству, организации не ограничиваются в праве использовать самостоятельно разработанные электронные форматы документации, служащие для оформления договор в сфере хозяйственной жизни.
В первичных электронных документах возможно подтверждение расходов и доходов только в том случае, если такие документы скреплены электронной подписью согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В этом случае электронный документ считается равнозначным бумажному его формату, подписанному собственноручной подписью.
Виды электронных подписей, подходящие для подписания бухгалтерских документов, будут прописаны в федеральном стандарте бухучета. До его создания организации могут использовать любой вид электронной подписи для подписания бухгалтерской и налоговой документации из оговоренных в законе 63-ФЗ.
В том случае, если электронный документ был составлен не по установленному ФНС формату, предоставить его в налоговый орган следует в бумажном виде, заверенном налогоплательщиком и с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью.
С 2013 года руководителей экономических субъектов наделили полномочиями определять составы, названия и формы первичных документов бухучета и их представления в бумажном формате. Учитывая это, становится нецелесообразным утверждение ФНС тех форматов первичной документации, которые утратили обязанность применения.
Для расширения текущего налогового электронного документооборота ФНС направила в Минюст проекты государственных приказов об утверждении форматов некоторых документов.
Разрабатываемые ФНС форматы электронных документов универсальны благодаря включению в них свободных полей. Заполнить эти поля налогоплательщик может с учетом специфики оформляемого события. Кроме этого, налогоплательщик сможет приложить к первичному учетному документу отдельный файл любого вида и структуры, что позволит отразить в документации более полную информацию.