Главное об электронных закупках

Как создать удобный номенклатурный справочник

И почему это выгодно бизнесу

Как создать удобный номенклатурный справочник

Крупные компании тратят на вопросы снабжения до 70% своих оборотных средств. И эти затраты нуждаются в эффективном управлении. Один из способов их оптимизации – автоматизация ведения номенклатурных справочников. О том, как это сделать, рассказывает Анастасия Рожкова, руководитель проекта по разработке системы НСИ ЭТП ГПБ.

– Что такое нормативно-справочная информация и для чего необходимы номенклатурные справочники?

В автоматизированных системах нормативно-справочная информация (НСИ) является ядром единого информационного пространства предприятия. Номенклатурные справочники позволяют заказчикам и поставщикам общаться между собой, оперируя одними и теми же наименованиями и характеристиками товаров. В состав НСИ входит как вся номенклатура товаров и услуг компании, так и общероссийские классификаторы, например, классификатор единиц измерения (ОКЕИ), классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД-2) и так далее.

– Какую роль играет НСИ в электронных закупках? С какими сложностями сталкивается заказчик при работе с НСИ?

В ходе электронных закупок заказчик должен иметь возможность заявить описанную в стандартизированном виде позицию товара, работы или услуги. А поставщик – ответить описанным в соответствии с тем же стандартом предложением или требуемого товара, или его аналога.

И у заказчика, и у поставщика есть собственные номенклатурные списки. Однако информация в них часто неполная, позиции могут дублироваться, отсутствует классификационное деление, группировка по позициям, описание дополнительных характеристик. Часто это связано с тем, что у компании нет единой системы ведения НСИ, единых регламентов, отсутствует полноценный поиск, вследствие чего начинается загрязнение справочника. А поскольку заказчики и поставщики ведут разные списки номенклатуры, им сложно понять друг друга: заказчик не уверен, что поставщик предлагает ему именно то, что нужно, а поставщик не знает, что именно хочет заказчик. В лучшем случае это приводит к тому, что они начинают запрашивать друг у друга дополнительную информацию. А в худшем – поставщик просто не приходит на торги.

– Как ЭТП ГПБ помогает заказчикам в преодолении этих сложностей с помощью сервиса НСИ?

У ЭТП ГПБ есть облачный сервис со своим MDM-модулем НСИ, где ведется справочник позиций, который насчитывает более 350 000 уникальных товаров и услуг со стандартизированными наименованиями. Любой заказчик или поставщик может бесплатно просматривать этот справочник, добавлять из него необходимую номенклатуру в свой личный список на площадке и использовать его в торгах. Если заказчик или поставщик не нашли нужную позицию, они могут отправить заявку во внутреннюю службу НСИ ЭТП ГПБ на ее добавление в справочник и в результате получить стандартизированную номенклатурную позицию.

В нашей системе есть настройки, которые позволяют стандартизировать номенклатуру правильным образом. Например, если я ввожу информацию о компьютере, то система укажет, какие характеристики я обязательно должна задать: модель, материнская плата, видеокарта, жесткий диск, комплектация и так далее. В каждой категории существует привязка к определенным классификаторам, например к ОКПД-2.

После того, как номенклатурные позиции будут проклассифицированы и нормализованы, то есть каждая позиция отнесена к определенной категории и указаны все характеристики, появляется возможность параметрического поиска. Это значит, что и заказчик, и поставщик смогут работать в едином облаке и находить там необходимые им позиции по заданным параметрам.

Также мы разрабатываем и личные справочники для заказчиков, которые обращаются к нам с просьбой помочь нормализовать имеющиеся номенклатурные позиции. На первом этапе мы тщательно анализируем, какие данные имеются, насколько полно описаны товары, как они классифицируются. На сегодняшний день нам удалось выстроить бизнес-процессы обработки и ведения общего справочника, разработать регламенты обработки информации. У нас есть целый штат специалистов, которые обрабатывают номенклатуру. Наша система постоянно развивается, и мы предлагаем клиентам все новые и новые возможности по автоматизации.

– Как воспользоваться вашим сервисом?

Если у компании небольшая номенклатура, она может воспользоваться нашим открытым справочником – в нем более 350 000 нормализованных позиций. Из них можно выбрать интересующие и добавить в список в личном кабинете. Если вдруг окажется, что каких-то позиций там нет, можно прямо на площадке заполнить заявку на добавление номенклатуры в общий справочник. Специалисты НСИ рассмотрят ее, при необходимости запросят дополнительную информацию, сделают полное описание и добавят в открытый справочник. После этого позиция автоматически появится у заявителя в его личном списке.

Имеются также крупные заказчики, у которых более тысячи, несколько десятков и даже сотен тысяч номенклатурных единиц в справочнике, который они ведут самостоятельно. У нас есть клиент, который после обращения к нам с исходным номенклатурным справочником в 120 000 позиций получил после нашей обработки около 45 000 позиций и после этого передал нам справочник на сопровождение.

Если компании хотят провести нормализацию справочника, мы готовы помочь им в этом: провести аудит, навести порядок и разработать личный классификатор. Его можно хранить у нас в системе и проинтегрировать с собственной системой. Таким образом, если заказчик выберет нас в качестве оператора, все обновления, происходящие на площадке в личном справочнике, будут появляться в его системе. Это очень удобно: заказчику не надо тратить собственные ресурсы на ведение номенклатурного справочника, а его специалисты смогут сэкономить время при поиске необходимых позиций.

Приведите пример такого проекта.

Самый яркий пример – Росводоканал. У компании имеется 6 филиалов. До нормализации в его справочнике было около 120 000 позиций, после чистки осталось 26 000. После этого Росводоканал передал нам свой справочник на сопровождение. Ежемесячно мы получаем от каждого филиала заявки на добавление примерно 250 позиций. На сегодняшний день объем справочника составляет уже около 45 000 позиций.

– Сколько времени потребовалось для чистки данных?

Проект занял примерно полгода. Обычно мы рекомендуем заказчикам заняться нормализацией не всей исторической номенклатуры, а только той, которая используется в настоящее время. То есть тех товаров, которые есть на складе или планируется закупить в ближайшее время. Иначе процесс нормализации может слишком затянуться.

– Как часто происходит синхронизация хранящегося у вас справочника с версией заказчика?

Все зависит от возможностей системы самого заказчика – он может настроить обновление в режиме онлайн, а может с заданной периодичностью. Мы предоставим ему любую возможность.

– Насколько предоставляемый ЭТП ГПБ сервис экономически выгоден для заказчика?

Во-первых, заказчику не надо самому тратиться на разработку системы для ведения и управления номенклатурным справочником – он может воспользоваться нашим модулем. Во-вторых, нет необходимости содержать собственный штат специалистов по НСИ – вести справочник будут наши сотрудники.

Кроме того, появление единого справочника позволяет оптимизировать расходы предприятия, осуществлять мониторинг закупок, грамотно распределять остатки между складами и организовывать доставку товаров на объекты, мониторить цены на одни и те же товары в разных регионах, получать достоверную отчетность по различным критериям.

И конечно, единые справочники помогают существенно ускорить процедуру закупки на ЭТП ГПБ – поставщики могут оформить подписку на появление запросов по имеющимся у них товарным позициям и реагировать на них в режиме онлайн.

– Может ли воспользоваться вашими услугами компания, которая не является клиентом ЭТП ГПБ?

Да, конечно. Основное преимущество нашего сервиса как раз и заключается в том, что мы работаем с любыми компаниями вне зависимости от того, торгуются они на площадке или нет.